Head, Building Maintenance (190718)

NATO - North Atlantic Treaty Organisation

Head, Building Maintenance (190718)

NATO International Staff

Brussels, Belgium

NATO Body: NATO International Staff (NATO IS)
Schedule: Full-time
Application Deadline: 30-Sep-2019
Salary (Pay Basis): 6,746.10Euro (EUR) Monthly
Grade: A.3
Clearance Level: NS

1. SUMMARY

Within the Executive Management Division (EM), the role of Infrastructure and Facilities Management (IFM) is to support NATO’s political and decision-making processes by managing and maintaining the NATO Headquarters site. IFM provides the International Staff (IS), International Military Staff (IMS), National Delegations, Partners, independent bodies and all others accommodated at NATO Headquarters, with facility management services. IFM is responsible for the overall management, supervision and technical and financial control of all in-sourced and out-sourced facility, maintenance, transportation and logistics services, major and minor investment projects and asset and inventory management in support of NATO Headquarters functions.

The incumbent is responsible for directing and leading the Building Maintenance Section within IFM and for the life-cycle management of New NATO Headquarters building, structure and exterior civil works elements.

S/He is responsible for ensuring the execution of all works in the domains of maintenance; building and structure, and maintain and repair roads, parking areas, and sidewalks, and the management and oversight of insourced and outsourced building, structure, and exterior civil works maintenance and repair resources.

S/He is responsible for establishing and managing building, structure, and exterior civil works maintenance and renovation contracts ensuring the establishment and measurement of the relevant Service Level Agreement (SLA) KPI’s, reviewing costs and continually seeking improvements. S/He is responsible for managing, tracking, and reporting all Building Maintenance operations, maintenance, renovation, and repair contract budgets in accordance with NATO Financial, Procurement, and Budget regulations.

S/He coordinates the Section operations with the Technical Services, Space and Project Management, Soft Services and Logistics Sections.

2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

ESSENTIAL

The incumbent must:

  • possess a university degree with a specialisation in architecture or civil engineering;
  • have a detailed technical experience gained through a minimum of 5 years’ experience in managing the building maintenance of complex building or through a minimum of 7 years of experience in project management in building construction and renovation;
  • possess extensive experience in the supervision of a team of technicians and contractors;
  • have at least 2 years of managerial responsibilities in a client support organisation;
  • be able to direct and oversee employees from a wide variety of entities (both internal and external);
  • demonstrate the capacity for drafting technical specifications for calls for bids and bid evaluations for large-scale service contracts domain of building maintenance, renovation or repair;
  • possess experience in all aspects of contract management and have a demonstrated capability of managing and monitoring the performance of external service providers;
  • demonstrate a thorough understanding of the NATO HQ international environment and related business processes and demonstrate the capability to work effectively within this environment;
  • have excellent interpersonal, negotiating and communication skills;
  • be competent with off-the-shelf analytical tools and software (e.g. MS Excel, Word, Outlook and PowerPoint);
  • possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V (“Advanced”) in one; III (“Intermediate”) in the other.

DESIRABLE

The following would be considered an advantage:

  • a good knowledge of Host Nation and European regulations and legislation in the domains of: building regulation, general building standardization, legal inspection requirements and have knowledge of maintenance strategies and standards;
  • project management certification (e.g. prince 2 or PMP);
  • a higher level in the second official NATO language;
  • knowledge of Dutch;
  • the flexibility to work outside normal office hours in response to crises and urgent requirements.

3. MAIN ACCOUNTABILITIES

Project Management

Participate in any ad hoc projects on the NATO locations, in National Delegation or Partner nations, as well Business continuity initiatives. Act as the project manager for all building projects and work closely together with the other services involved in the execution of the project.

Expertise development

Develop strategies, initiatives, and programs to improve the delivery of insourced and outsourced services. Produce or supervise the production of building maintenance and repair related specifications for call for bids and perform the evaluation of these bids. Direct necessary changes and furnish advice and assistance where deficiencies are noted.

Stakeholder Management

Serve as the management interface for all building structure and exterior civil works between the various clients and service providers. Provide direct support to the Office Space and Technical Maintenance domains. Supervise the implementation of health and safety management programs relevant to her/his Section, as identified by the Health and Safety Officer.

Planning and Execution

Manage and direct the Building services section to ensure that the relevant NATO HQ infrastructure and facilities are fully operational at all time. Outline preventive and corrective maintenance programmes and ensure their execution in order to allow uninterrupted services for the HQ facilities. Conduct business through and make frequent use of the Facility Management Information System platform to manage tasks, projects and document supplier’s performance. Be responsible for the preparation of all necessary internal reports or correspondence and official correspondence related to the activities of her/his Section.

People Management

Lead the development of direct reports and staff through proactive coaching, mentoring and professional development. Set goals and standards for expected performance of staff and monitor performance. Ensure all staff receive adequate professional development and safety training for all aspects of their work.

Organisational Efficiencies

Drive consistent execution of standardised business processes and policies and ensure they are properly disseminated and adopted across the Section. Collaborate with the head of the Business support section within IFM on the annual review of the IFM service catalogue, on the establishment and respect of overall IFM quality control and quality assurance and on technical services related SLA’s and KPI’s.

Financial Management

Be responsible for managing, tracking, and reporting contract budgets in accordance with NATO Financial, Procurement, and Budget regulations. Contribute to the establishment of the Mid-Term Financial Plan and annual budget and be responsible for the execution of the budget under his/her responsibility.

Perform any other related duty as assigned.

4. INTERRELATIONSHIPS

The incumbent reports to the Head, Infrastructure and Facilities Management and collaborates closely with the other Heads of Section within IFM as well as their staff to ensure consistency of essential central services. S/He will work closely with the Procurement Service and the NATO Office of Security. S/He will collaborate with the other services throughout Headquarters Support and Transformation (HQST) and the International Staff (IS) as well as with external contractors and experts as required.

Direct reports: 3
Indirect reports: 5

5. COMPETENCIES

The incumbent will demonstrate:

  • Achievement: Creates own measures of excellence and improves performance;
  • Change Leadership: Personally leads change;
  • Clarity and Accuracy: Monitors data or projects;
  • Conceptual Thinking: Applies learned concepts;
  • Flexibility: Adapts own strategy;
  • Impact and Influence: Takes multiple actions to persuade;
  • Initiative: Plans and acts up to a year ahead;
  • Leadership: Promotes team effectiveness;
  • Organizational Awareness: Understands organisational climate and culture;
  • Self-Control: Responds calmly.

6. CONTRACT

Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract.

Contract clause applicable:

In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity.

The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further period of up to 3 years. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract.

If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years.

Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Régulations.

7. RECRUITMENT PROCESS:

Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries.

Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:

  • For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager);
  • For all other applications: www.nato.int/recruitment.

Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their education and professional experience as relevant for this vacancy.

Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical Adviser.

More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm).

8. ADDITIONAL INFORMATION:

NATO as an equal opportunities employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply.

Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through ongoing efforts in their work.

Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e-mail enquiries cannot be dealt with.

Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements.

The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for work and/or to work outside normal office hours.

The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working arrangements (Flexitime) subject to business requirements.

Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment.


Organisation: OTAN SI
Horaire: Temps plein
Date de retrait: 30-sept.-2019
Salaire (Base de paie): 6 746,10Euro (EUR) Mensuelle
Grade: A.3
Niveau de l'habilitation de sécurité: NS

1. RÉSUMÉ

Le Service Gestion des infrastructures et des installations (IFM), qui relève de la Division Gestion exécutive (EM), a pour mission de soutenir les processus politiques et de prise de décisions de l'OTAN en assurant la gestion et la maintenance du site du siège. L’IFM fournit des prestations multiservices/multitechniques (facility management) au Secrétariat international (SI), à l'État major militaire international (EMI), aux délégations des pays membres et des pays partenaires, aux organismes indépendants, ainsi qu’à toutes les autres entités implantées au siège de l'OTAN. L'IFM est chargé d’assurer la gestion globale, la supervision et le contrôle technique et financier de l'ensemble des services internes et externalisés d’aménagement, de maintenance, de transport et de logistique, ainsi que des petits et grands projets d'investissement. Il est également responsable de la gestion des actifs et des stocks nécessaires au soutien des différentes fonctions du siège.

Le/la titulaire de ce poste dirige la Section Maintenance des bâtiments de l’IFM et gère le cycle de vie du bâtiment, de la structure et des ouvrages extérieurs du nouveau siège de l'OTAN.

Il/Elle a pour mission de veiller à l’exécution de tous les travaux touchant à la maintenance, à la construction et à la structure, d’assurer l’entretien et la réfection des voiries, parkings et trottoirs, ainsi que de gérer et de superviser les ressources internes et externes affectées à la maintenance et à la réfection du bâtiment, de la structure et des ouvrages extérieurs.

Il/Elle est chargé(e) de passer et de gérer les contrats de maintenance et de rénovation du bâtiment, de la structure et des ouvrages extérieurs, de veiller à ce que les indicateurs de performance (KPI) pertinents de l’accord sur les niveaux de service (SLA) soient appliqués et relevés, d’examiner les coûts et de rechercher continuellement des améliorations. Il/Elle gère et suit tous les budgets alloués aux contrats relatifs à l'exploitation, à la maintenance, à la rénovation et à la réfection relevant de la Section Maintenance des bâtiments et établit tout rapport utile conformément au Règlement financier, aux règles de passation des marchés et à la réglementation budgétaire de l'OTAN.

Il/Elle assure la coordination des opérations de la Section avec les services techniques et les Sections Aménagement des espaces et gestion des projets, Services aux occupants et Logistique.

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

ACQUIS ESSENTIELS

Le/La titulaire du poste doit:

  • avoir un diplôme universitaire avec une spécialisation en architecture ou en génie civil;
  • avoir un solide bagage technique résultant d'au moins 5 ans d'expérience de la gestion de la maintenance de bâtiments complexes, ou d'au moins 7 ans d'expérience de la gestion de projets dans les domaines de la construction et de la rénovation de bâtiments;
  • avoir une expérience solide de la supervision d'une équipe de techniciens et de contractants;
  • avoir au moins deux ans d’expérience de la gestion dans un service de soutien aux clients;
  • être capable de diriger et de superviser du personnel provenant d'entités très diverses (tant internes qu'externes);
  • avoir la capacité avérée d’élaborer des spécifications techniques dans le cadre d'appels d'offres et d'évaluations d'offres en vue de la passation de contrats de grande envergure portant sur la maintenance, la rénovation ou la réfection de bâtiments;
  • avoir de l'expérience dans tout ce qui concerne la gestion de contrats et avoir la capacité avérée de gérer et de contrôler des prestataires de services externes;
  • avoir une connaissance approfondie de l’environnement international du siège de l’OTAN et de ses processus métiers, et se montrer capable de travailler efficacement dans cet environnement;
  • avoir d’excellentes aptitudes aux relations interpersonnelles, à la négociation et à la communication;
  • savoir se servir des outils d'analyse et des logiciels standard (p. ex. MS Excel, Word, Outlook et PowerPoint);
  • avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau III (« intermédiaire ») dans l'autre.

ACQUIS SOUHAITABLES

Seraient considérées comme autant d’atouts:

  • une bonne connaissance de la réglementation et de la législation belges et européennes dans les domaines suivants: réglementation en matière de construction, normes générales dans la construction et inspections légales obligatoires, ainsi qu’une connaissance des stratégies et normes en matière de maintenance;
  • une certification en gestion de projets (p. ex. Prince 2 ou PMP);
  • une connaissance de la seconde langue officielle de l'Organisation supérieure au niveau exigé;
  • la connaissance du néerlandais;
  • la flexibilité nécessaire pour travailler en dehors des heures normales de service en cas de crise et d’urgence.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion de projet

Prend part à tout projet ad hoc sur le site de l’OTAN (y compris dans les délégations des pays membres et les missions des pays partenaires) ainsi qu’aux initiatives concernant la continuité d'activité. Assume le rôle de chef de projet pour tous les projets de construction et travaille en étroite collaboration avec les autres services participant à l’exécution de ces projets.

Développement de l'expertise

Développe les stratégies, les initiatives et les programmes permettant d'améliorer la fourniture des services internes et externalisés. Établit des spécifications ou supervise l'élaboration de spécifications en lien avec la maintenance et la réfection de bâtiments pour des appels d'offres lancés dans le cadre de projets, et évalue ces offres. Prescrit les changements nécessaires et recommande les mesures à prendre pour remédier aux insuffisances constatées.

Gestion des parties prenantes

Assure l’interface entre les différents clients et prestataires de services pour tous les travaux liés à la structure du bâtiment et tous les ouvrages extérieurs. Fournit un soutien direct aux activités liées aux espaces de bureaux et à la maintenance technique. Supervise la mise en œuvre de programmes de gestion des questions d'hygiène et sécurité concernant sa Section, suivant ce que détermine l'administrateur/l'administratrice Hygiène et sécurité.

Planification et exécution

Gère et dirige les différentes entités qui composent sa Section et veille à ce que l'infrastructure et les installations du siège de l’OTAN soient pleinement opérationnelles en permanence. Trace les grandes lignes des programmes de maintenance préventive et corrective, et veille à leur bonne exécution afin de garantir le fonctionnement ininterrompu des installations du siège. Travaille avec la plateforme de gestion multiservices/multitechniques (logiciel de facility management) et s'en sert fréquemment pour gérer des tâches et des projets et documenter les prestations des fournisseurs. S'occupe d'établir tous les rapports ou documents internes et tous les dossiers officiels nécessaires concernant les activités de sa Section.

Gestion des personnes

Dirige le développement de ses subordonnés directs et des équipes au travers d'un encadrement, d'un mentorat et d'un développement professionnel proactifs. Fixe des objectifs et des normes pour ce qui est des performances attendues de la part du personnel et assure le suivi des performances. Veille à ce que tous les membres du personnel bénéficient de possibilités de développement professionnel adéquates et d'une bonne formation aux questions de sécurité pour tous les aspects de leur travail.

Efficacité organisationnelle

Assure la cohérence de l'exécution des politiques et processus standard régissant l'activité et veille à leur bonne diffusion et à leur adoption dans l'ensemble de la Section. En collaboration avec le/la chef de la Section Soutien des activités de l'IFM, s'occupe de la revue annuelle du catalogue des services de l'IFM, de l'élaboration de critères généraux de contrôle qualité et d'assurance qualité IFM à faire respecter, ainsi que de SLA et de KPI en rapport avec les services techniques.

Gestion financière

Assure la gestion et le suivi des budgets alloués aux contrats et établit tout rapport utile conformément au Règlement financier, aux règles de passation des marchés et à la réglementation budgétaire de l'OTAN. Contribue à l'établissement du plan financier à moyen terme et du budget annuel et est responsable de l'exécution du budget qui lui est confié.

S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE ET LIAISONS

Le/La titulaire du poste relève du/de la chef de l'IFM et collabore étroitement avec les autres chefs de sections de l'IFM ainsi qu’avec les membres de leurs services afin de garantir la cohérence des services centraux essentiels. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le Service Achats et avec le Bureau de sécurité de l'OTAN. Il/Elle collabore avec les autres services relevant de la Direction Soutien et transformation du siège (HQST) et, plus largement, du Secrétariat international, ainsi qu'avec les prestataires externes et les experts lorsqu'il y a lieu.

Nombre de subordonné(e)s direct(e)s: 3
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s: 5

5. COMPÉTENCES

Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes:

  • Recherche de l'excellence: crée ses propres critères d'excellence et améliore les performanPces;
  • Promotion du changement: dirige personnellement le changement;
  • Clarté et précision: contrôle des données ou des projets;
  • Réflexion conceptuelle: applique les concepts acquis;
  • Flexibilité: adapte sa propre stratégie;
  • Persuasion et influence: prend différentes mesures à des fins de persuasion;
  • Initiative: planifie et agit jusqu’à un an à l’avance;
  • Aptitude à diriger: stimule l’efficacité de l’équipe;
  • Compréhension organisationnelle: comprend le climat et la culture de l'Organisation;
  • Maîtrise de soi: réagit avec calme.

6. CONTRAT

Contrat proposé (hors détachement): contrat d'une durée déterminée de trois ans; renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée.

Clause contractuelle applicable:

Conformément à la politique des contrats, il s’agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d’assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu’a l’Organisation d’exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l’adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international.

La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée.

Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans.

Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN.

7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT

On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être acceptées.

Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants:

  • Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement: veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil);
  • Pour tous les autres candidats: www.nato.int/recruitment.

Veuillez noter: Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.

La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.

Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi, veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.

8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

L'OTAN, en tant qu'employeur appliquant une politique d'égalité des chances, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler.

Le développement de l'intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l'Alliance. En tant qu'employeur, l'OTAN attache une grande importance au respect des principes d'intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s'y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d'intégrité et s'employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.

En raison du vif intérêt suscité par l'OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique.

Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises.

De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service.

L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible sous réserve des exigences liées à la fonction.

Le Secrétariat international de l'OTAN est un environnement sans tabac.

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